U današnjem poslovnom svetu, organizacija i efikasnost su ključni faktori za uspeh. Produktivnost postaje životni imperativ! Ono što može uticati da u glavi bolje posložite ideje i obavaze, jeste okruženje u kojem te ideje nastaju.
Kada je u pitanju advokatska kancelarija, dobro organizovan prostor može značajno povećati produktivnost i olakšati svakodnevne zadatke. Zamislite da dođete na posao i sačekaju vas haos i nefunkcionalno radno okruženje.
Kako biste to izbegli, mi ćemo vam u nastavku teksta pružiti praktične savete i korisne informacije o tome šta sve advokatska kancelarija treba da ima.
1. Za početak – radni sto i stolica
Kao advokat, veći deo svog radnog vremena provodite za radnim stolom. Zato je važno da vaša advokatska kancelarija ima odgovarajući radni sto i udobnu stolicu. Radni sto treba da bude dovoljno prostran kako biste mogli da istovremeno koristite sve potrebne dokumente, laptop i kancelarijski materijal. Dakle, pregledan i dobro organizovan radni sto je presudan.
Stolica treba da pruža dobru podršku leđima i omogućava udobno sedenje tokom dužeg vremenskog perioda. Savetujemo vam da ne štedite prilikom ulaganja u stolicu jer višečasovno nepravilno sedenje može izazvati bol u donjem delu leđa, u vratu i ramenima i u samoj kičmi.
To sve može prouzrokovati loš protok cirkulacije, može vas dodatno umarati, a bol neće prestati nakon što ustanete sa te stolice, već će vas pratiti i dok trenirate, šetate Kalemegdanom ili odmarate na udobnom kuaču kod kuće.
2. Organizacija online i offline dokumenata
Advokatske kancelarije često imaju veliki broj dokumenata koji treba da budu organizovani na efikasan način. Investirajte u dobar sistem za skladištenje dokumenata, kao što su fioke, police ili registratori.
Možete koristiti i različite digitalne alate za organizaciju dokumenata kako biste olakšali pristup i pretragu. Danas je dostupno za skidanje mnoštvo besplatnih aplikacija za organizaciju svih zadataka.
Vrlo je bitno da misiti i na digitalni prostor vašeg računara. Svu dokumentaciju, zakonike i ugovore možete skladištiti u odvojenim folderima. Važno je da ih koncizno i pravilno imenujete kako biste ih kasnije lakše pronašli.
Vodite računa o zaštiti podataka. Advokatske kancelarije često rukuju osetljivim informacijama i dokumentima. Redovno pravite rezervne kopije važnih dokumenata i koristite sigurnosne programe kako biste zaštitili svoje podatke od gubitka ili krađe.
3. Kvalitetna računarska oprema
Računarska oprema je neophodna u svakoj advokatskoj kancelariji. Izaberite kvalitetan računar sa dovoljno memorije i brzim procesorom kako biste mogli da radite bez zastoja. Znamo koliko frustrira kada nam baguje računar!
Takođe, investirajte u dobar štampač i skener koji će vam omogućiti brzo i kvalitetno štampanje i skeniranje dokumenata. Tako ne morate da razmišljate da treba da odete do kopirnice kako biste ištampali ugovor ili novi zakonik.
4. Magija prirodnog osvetljenja
Dobra osvetljenost radnog prostora je ključna za produktivnost. Osigurajte dovoljno prirodne svetlosti u prostoriji, ali takođe i dovoljno veštačkog osvetljenja za rad u večernjim satima. Ne bi bilo loše ako biste smestili vaš radni sto pored prozora. Tako ćete preko dana imati prirodno osvetljenje koje je idealno za produktivan rad.
Za noćne sate izaberite sijalice koje pružaju što prirodnije svetlo kako biste smanjili umor očiju i održali koncentraciju i budnost. U tome vam može pomoći lagana muzika u pozadini koja vas neće previše remetiti.
5. Efikasna komunikacija i dobro organizovani sastanci
Komunikacija je ključna u advokatskom poslu. Iako danas fiksni telefon retko koja kuća ima jer se najviše korsiti mobilni, za firme i kancelarije on je i dalje poželjan. Zato investirajte u dobar telefon sa odgovarajućim funkcijama kao što su konferencijski pozivi i snimanje razgovora. Takođe, koristite e-mail i druge digitalne alate za brzu i efikasnu komunikaciju sa klijentima i kolegama.
Zbog neophodne svakodnevne komunikacije sa klijentima i saradnicima, advokatske kancelarije često imaju sastanke. Obezbedite udoban prostor za sastanke sa odgovarajućim nameštajem i opremom. Taj prostor može biti u okviru vaše kancelarije ili u izdvojenoj prostoriji koja je blizu vas. Takođe, razmislite o postavljanju table za beleženje i projektor za prezentacije.
5. Održavanje higijene
Kada ste namontirali vašu kancelariju neophodno je da je svakodnevno održavate. Higijena radnog prostora je važna kako biste održali zdravlje, produktivnost ali i ugled kod klijenata i kolega.
Redovno čistite i dezinfikujte radne površine, tastaturu, miš, police i fioke i druge predmete koje često koristite. Takođe, obezbedite dovoljno sredstava za higijenu kao što su sapun, papirne maramice i dezinfekciona sredstva.
Dobro organizovana kancelarija može značajno povećati produktivnost. Održavajte red i čist prostor kako biste smanjili gubitak vremena u traženju dokumenata ili opreme. Koristite oznake i registratore kako biste lako pronašli potrebne informacije. Takođe, napravite raspored rada i postavite prioritete kako biste efikasno upravljali svojim vremenom. Dobra priprema je pola urađenog posla!
Uključi se kroz komentar